Реноме. Подбор персонала. Рекрутинговое агентство.

Виталий Сытников, менеджер по персоналу, Ascott Group рассказывает, как правильно отказать кандидату, чтобы в дальнейшем не возникло с ним проблем.

— 20 июня  2016 года в Хорошевском районном суде Москвы состоялось слушание по делу гражданки Н.К. против АО «Тинькофф Банк». Категория дела – признание неправомерным отказ в приеме на работу.  Суд встал на сторону Н.К. и постановил выплатить ответчику определенную сумму денег. Гражданке Н.К. данный процесс понравился, и сейчас на рассмотрении или уже в процессе более 20 дел от гражданки Н.К. Вплоть до спора с правительством Москвы.  Суть ее исков – неправомерный отказ в приеме на работу.

Большинству  эйчаров и юристов известна поправка к статье 64 ТК РФ, о том, что необходимо давать письменный ответ о причинах отказа в трудоустройстве на письменный запрос в  течении 7 дней.   Но в споре между гражданкой Н.К. и  АО «Тинькофф Банк» есть, по моему мнению, судебный прецедент, который может привести к волне исков к работодателям со стороны кандидатов. Н.К. получив ответ на свой письменный запрос, посчитала, что отказ не правомерный, и в полученном письме нет четких критериев отказа, что нарушает ее трудовые права. Суд поддержал гражданку Н.К. Отсюда мы делаем вывод, что обязанность работодателя не только прилежно отправить письменный ответ в течении 7 дней, но и грамотно выстроить структуру письма, что бы у кандидата не осталось ни капли сомнения, что отказ правомерен. Иначе ваше письмо окажется  грозным оружием кандидата в суде против вас.

Что значит «письменный ответ с четкими формулировками отказа»? Казалось бы лист А4 на котором красиво написано пару сухих стандартных строк. На самом деле за этим ответом стоит работа менеджеров по персоналу и юристов компании. Давай те разберем основные шаги, которые необходимо сделать, что бы минимизировать  риски.

Шаг 1. Сформировать необходимый пакет документов по должности и  отобразить во всех необходимых локальных актах.  Обязательно прописать должность в штатном расписании, составить должностную инструкцию с ориентацией на принятые профессиональные  стандарты.  Штатное расписание и должностная инструкция должны быть закреплены соответствующими  приказами. Следует помнить, что должностная инструкция должна четко отражать не только функциональные обязанности, но и обязательно деловые и личностные качества, присущие «идеальному» кандидату на эту позицию.

Шаг 2. Подготовка документов в области охраны труда. Сюда входит проведение Специальной оценки условий труда, написание программ и инструкций по охране труда на данную позицию. Особенно это актуально для производственных должностей.  Так же закрепляем все документы приказами по предприятию.

Шаг 3. Формализация процесса отбора. Самый сложный блок, так как именно эта часть в конечном итоге будет фигурировать в ваших отношениях с кандидатом, и он  большей степени субъективен, мало оцифрован. Давайте посмотрим, что мы можем сделать, что бы минимизировать риски.

Во-первых, разработайте и утвердите приказом Положение о наборе и оценке персонала. Оно позволит вам стратегически взглянуть на процесс набора. Это не две странички текста с сухим описанием, что надо делать. Документ должен включать в себя весь процесс, желательно с приложениями, образцами документов, ссылками на Трудовой Кодекс РФ, локальные акты (например, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных).

Во-вторых, определите методологию оценки.  Телефонные скрипты, внутренняя анкета, согласие на обработку личных данных, виды интервью, тесты, количество этапов, систему баллов, оценок. Это увеличит объективность отбора. В открытых источника большое количество информации об интервью, тестах, образцах скриптов. Используйте триангуляцию данных, т.е. постарайтесь сделать так, что в процессе оценки участвовало 2-3 сотрудника. Желательно что бы перед участием в отборе персонала сотрудники  прошли внутреннее или внешнее обучение по отбору персонала, закрепленное сертификатами или свидетельствами. Совет: не переусердствуйте с методиками и тестами, этим грешат молодые эйчары. В дальнейшем будет трудно объяснить объективную необходимость использования инструментов при оценке кандидата.

В-третьих, в Положение о наборе и оценке персонала обязательно должно входить описание деловых качеств. Многие компании и специалисты применяют термин «компетенция», так как это достаточно объективное описание деловых качеств, необходимых для успешного выполнения работы на той или иной позиции. Часто используются готовые модели, например компетенции Lominger. Для того что бы не прописывать компетенции на каждую позицию, разделите структуру компании по группам: топ-менеджмент, линейные руководители, специалисты, и для каждой группы определите «портфель» компетенций. Как показывает практика, это облегчает как набор персонал, так и в дальнейшем работу с кадровым резервом и калибровкой кандидат-действующий сотрудник.

В-четвертых, стандартизируйте процесс. Разработайте необходимые бланки, в бумажном и\или электронном виде.  Ведите листы оценок, где представлена каждая компетенция, ФИО кандидата, сотрудники компании, проводящие отбор. Тем самым вы создаете необходимую доказательную базу, которая в дальнейшем, при возможном судебном споре, будет использована в возражениях против иска в неправомерном отказе. В процесс стандартизации входит и процесс подготовки типовых и индивидуальных форм отказов на работных сайтах, телефонных фраз, разработка писем с объяснением отказов. Именно на последних стоит сконцентрировать внимание не только эйчарам, но и юристам компании. Так как в дальнейшем именно это письмо и будет фигурировать в суде.

Ниже представлен образец письма, объясняющий отказ в приеме на работу. Данное письмо составлено с учетом специфики конкретной компании, с собственной методологией оценки персонала.

Очень важно понять, что письмо с отказом это не стопроцентно юридический документ. Это «мостик» между кандидатом, который заинтересован в вакансии,  хочет честный и объективный процесс отбора, и компанией-работодателем, которой для привлечения лучших талантов, надо заботиться о своем имидже на рынке труда. Цель письма – наладить комфортную коммуникацию, удовлетворить запрос кандидата, прозрачно объяснить позицию работодателя.

Уважаемый ХХ ХХХ,

На Ваш запрос от 12.12.2000 сообщаем следующее:

В ходе интервью на конкурсную позицию «Дворник», прошедших с группой кандидатов в составе не менее 10 человек с 11.11.2000  по 11.12.2000,  эксперты — представители компании «ХХХХ»  проводили оценку ваших деловых и личностных качеств с помощью внутрикорпоративной методологии изучения профессиональных и личностных компетенций. Данная методология является интеллектуальной собственностью компании и основана на всесторонней и объективной оценке кандидата. Оценка проходила в соответствии с должностной инструкции «Дворник», утвержденной Генеральным директором 11.11.2000.

Изучив  ваши компетенции, необходимые для выполнения трудовых функций на указанной выше позиции, а именно:

— Способность принимать стратегические решения (для примера);

— Качество принятия решений  (для примера);

— Способность эффективно управлять коллективом (для примера).

А так же, принимая во внимание  результаты проведенного тестирования («0» баллов) и ваш опыт работы на схожей позиции («0» лет и «0» месяцев) и опыт работы в данной отрасли («0» лет и «0» месяцев),

Руководство компании «ХХХХ»  в лице  Генерального директора  ХХХ ХХХХ  ХХХХХХ,  руководствуясь Трудовым Кодексом Российской Федерации (в частности статьей 64 ТК РФ), внутренними локальными актами компании (в частности  Приказом №1 от 11.11.2000 «Об утверждении должностных инструкций»), Постановлениями Пленума Верховного Суда РФ (в частности Постановлением Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2), приняло решение:

1. Не рассматривать Вас, ХХХ ХХХ ХХХХ, в качестве финального кандидата на позицию «Дворник».

2. Предоставить Вам возможность высылать резюме на другие открытые вакансии Компании.

3. Разместить ваше резюме во внутренней базе кандидатов с первоочередным рассмотрением, в соответствии с требуемыми деловыми и личностными качествами, на открытые позиции Компании до опубликования в открытых источниках информации.

Благодарим Вас за время, уделенное нашей компании, и надеемся что, несмотря на отказ, мы оставили  у вас положительные впечатления в ходе пройденных интервью.

Источник: https://blog.zarplata.ru